Heute nehme ich zum ersten Mal in diesem Blog an einer Blogparade teil. Blogparade? Eine Blogparade ist ein Gemeinschaftsprojekt vieler Blogger. Ein Blog gibt dabei ein Thema vor, und alle Blogs, die das Theama interessant finden, schreiben in einem bestimmten Zeitraum einen Artikel dazu. In diesem Fall hat SiN die Getting things Done – Blogparade ins Leben gerufen. Das ist für uns natürlich ein spannendes Thema, hat sich doch erst Stefans letzter Beitrag mit dem Thema „Aufgaben“ befasst. Im Gegensatz zu der allgemeinen Beschreibung der Zimbra-Aufgabenverwaltung in seinem Artikel handelt es sich bei meinem Artikel um einen persönlichen Erfahrungsbericht.
 
Die Software
Ich gehöre zu den Menschen, die Aufgaben brauchen, um Ihren Arbeitsalltag zu organisieren. Meine Genese reicht dabei von Post-Its über Aufgabenbücher bis hin zu verschiedenen Softwarelösungen. Jetzt nutze ich die Aufgabenverwaltung von Zimbra. Was ich an Zimbra schätze, ist die Integration ins Interface der Groupware. An meinem Arbeitsplatz und „richtigen“ PCs und Laptops schätze ich es, wenn ich E-Mail, Notizen, Social Media-Tools, Termine und Aufgaben in einem Programm bearbeiten kann (übrigens etwas, was ich auf dem Smartphone/Tablet gar nicht mag, da will ich für jede Anwendung nur eine App). Ich habe gemerkt, dass das für mich weniger Ablenkung bedeutet, als wenn ich zwischen vielen Softwarelösungen wechsle.
 
Am Anfang ist die E-Mail
Neben der Betreuung unserer Blogs und Social Media-Aktivitäten bin ich auch für die Neukundenakquise zuständig. Daher ist bei mir in 90% aller Fälle eine E-Mail der Auslöser einer neuen Aufgabe. Entweder bekomme ich eine E-Mailanfrage, oder ich sende eine E-Mail an Kunden oder Interessenten. Diese E-Mail übernehme ich meist komplett in die Aufgaben, das geht komfortabel mit einem Klick. Danach gebe ich der Aufgabe einen Betreff, dabei halte ich mich immer an die gleiche Konvention: „(Firmenname – Thema)“. Das gewährt schon einmal eine bessere Übersicht.
 
Ordnung ist das halbe Leben
Nachdem ich den Namen vergeben habe, sortiere ich die Aufgabe in eine bestimmte „Aufgabenliste“. Da gibt es zum Beispiel „Anfragen – Neukunden“, „Anfragen – Bestandskunden“, „Blogideen“ und viele mehr. Diese Aufgabenlisten helfen mir zum einen, die Übersicht zu bewahren, und zum anderen bietet Zimbra die Möglichkeit, Aufgabenlisten zu teilen. Durch die Sortierung stelle ich sicher, dass alle Kollegen, die im selben Bereich arbeiten, Zugriff auf die Aufgaben haben.
Anschließend tagge ich die Aufgabe. Die Tags habe ich danach angelegt, woher der Kundenkontakt stammt. So kann ich mir zum Beispiel mit einem Klick alle Anfragen anzeigen lassen, die über die Webseite herein gekommen sind.
 
Anfangsdatum und Fälligkeit
Grundsätzlich gebe ich jeder Aufgabe ein Anfangsdatum. Das ist für mich alleine schon deshalb spannend, um zu sehen, wie lange ein Projekt schon reift. ;) Über die Fälligkeit setze ich mir entweder konkrete Termine (zum Beispiel wenn der Kunde um eine erneute Kontaktaufnahme bittet) oder Zeitpunkte, zu denen ich noch einmal nachhaken möchte.
 
Was kommt rein
Den Inhalt der Aufgaben befülle ich sehr ausführlich. Die Aufgaben enthalten bei mir die initiale E-Mail und auch Notizen zu jedem weiteren Kontakt, inklusive Datum. So kann auch jeder Kollege nachvollziehen, was besprochen wurde, ohne im Ticketsystem groß zu recherchieren.
 
Kleine Happen verdaut man besser
Leider ist der Arbeitsalltag von Ablenkungen geprägt. Man könnte so schön in Ruhe arbeiten, ohne E-Mail, Facebook, Twitter, Google+, Telefon und Co. Leider hätte ich auch nichts zu tun ohne E-Mail, Facebook, Twitter, Google+, Telefon und Co. Also versuche ich, mir die Aufgaben in kleine Happen aufzuteilen, die ich dann erledige, ohne in der Zeit E-Mails oder Tickets zu beachten. Dauert die Bearbeitung der Aufgaben mal länger, kann es auch passieren, dass ich nicht ans Telefon gehe. Für mich ist es einfach wichtig, dass ich mich auf eine Aufgabe fokussieren kann und diese dann bestmöglich, auch im Sinne unserer Kunden und der Kollegen, erledige. Ist diese Aufgabe abgeschlossen, lasse ich wieder kurz den Blick über die Kommunikationskanäle wandern. Oft wartet dann auch schon die nächste Aufgabe auf mich.
 
Mit diesem System schaffe ich es, einigermaßen gegen das Chaos in meinem Alltag anzukämpfen. Abschließend empfehle ich, einmal bei der Blogparade vorbeizuschauen. Da gibt es bestimmt noch viele andere Anregungen, wie man am besten Aufgaben organisieren kann.

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